Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung wurde durch einen Beschluss des Deutschen Bundestages im Bürokratieentlassungsgesetz III vom 18.09.2019 festgelegt und gilt für Krankenkassen, Ärzte*Ärztinnen sowie Arbeitgeber ab dem 01.01.2023:

Schritt 1: Arztpraxis meldet an die Krankenkasse
Stellt der Arzt * die Ärztin die Arbeitsunfähigkeit (AU) eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin fest, übermittelt er in einem ersten Schritt die notwendigen Daten, die sich bisher auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papier befunden haben, elektronisch an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin. Dieses Verfahren gilt seit dem 1. Januar 2022 bereits für alle Vertragsärzte und -ärztinnen, die technisch dazu in der Lage sind.

Schritt 2: Arbeitnehmende informieren Arbeitgeber
Arbeitnehmende müssen den Arbeitgeber über die festgestellte Arbeitsunfähigkeit unterrichten. Das Verfahren legen die Arbeitgeber weitestgehend selbst fest.

Schritt 3: Datenabruf des Arbeitgebers bei der Krankenkasse
Nachdem der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin über die Arbeitsunfähigkeit informiert wurde, ruft er die Daten bei der zuständigen Krankenkasse ab. Diese hält u. a. folgende Informationen für ihn bereit:

• Name des/der Beschäftigten,
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,
• Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung

Digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Umstellung in Unternehmen nötig
Künftig müssen auf Grundlage der Krankmeldung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin proaktiv die AU-Daten von der Krankenkasse abgerufen werden. Soweit der*die Mitarbeitende sich in der Produktionseinheit krankgemeldet hat, müssen Maßnahmen ergriffen werden, damit diese Information zeitnah – und im Idealfall in elektronischer Form – die Personalstelle erreicht.