ABC/XYZ-Analyse

1. Einleitung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten größere Datenmengen von Unternehmen zu verarbeiten, um neue Informationen und Rückschlüsse daraus ziehen zu können. In dieser Arbeit wird die ABC-/XYZ-Analyse erläutert. Dazu werden zuerst die ABC-Analyse und die XYZ-Analyse einzeln betrachtet und erläutert, um diese im dritten Schritt bei der ABC-/XYZ-Analyse zusammenzuführen.

Bei solchen Analysen kann auf verschiedenste Bereiche eingegangen werden, um so genau die Informationen zu erhalten, die vom Unternehmen gewünscht sind. Solch eine ABC-/XYZ-Analyse kann beispielsweise auf Einkaufsartikel, Fertigungsmaterial, Rohmaterial oder auch auf Kunden oder Lieferanten bezogen werden. Diese Arbeit spezialisiert sich bei den Beispielen auf Einkaufsartikel

Nach Fertigstellung einer ABC-/XYZ-Analyse können dann Handlungsempfehlungen und Strategien entwickelt werden. In dieser Arbeit wird mit Standardklassifizierungen und -strategien gearbeitet, allerdings können diese nach Belieben gewählt werden und den betrachteten Objekten angepasst werden.

2. ABC-Analyse

Mit der ABC-Analyse können verschiedenste Datenmengen klassifiziert werden. Dabei kann es sich sowohl um Kunden, Materialien, Produkte oder Regionen handeln. Die Anwendung ist einfach und geht schnell und dennoch können aus den Ergebnissen Handlungsempfehlungen und Strategien abgeleitet und erkannt werden, um effizienter arbeiten zu können.

Es werden die Mengen- und Wertanteile gegenübergestellt, so dass nach einigen Berechnungen erkennbar wird, welche der Artikel einen hohen Wertanteil und dennoch einen geringen Mengenanteil haben und umgekehrt. Dabei gibt es für die Einteilung eine Standard-Klassifizierung, die allerdings keine Norm ist. Bei der Standard-Klassifizierung werden alle Teile die bis zu 80% des Gesamtwertes ausmachen als A-Artikel gewertet. Sie stellen allerdings oft nur 10% der Gesamtmenge dar. Die Artikel, die die nächsten 15% des Gesamtwertes ausmachen sind B-Artikel und die noch fehlenden 5% stellen die C-Artikel dar.1

Die mengenmäßige Verteilung geht, wie oben schon angedeutet, allerdings in die gegengesetzte Richtung. A-Artikel stellen oft nur einen Mengenanteil von 10% dar, B-Artikel einen mengenmäßigen Anteil von 20% und C-Artikel stellen den größten Anteil von 70% dar, obwohl sie wertmäßig lediglich 5% ausmachen. Diese Werte sind natürlich ebenfalls keine Norm sondern basieren nur auf Erfahrungen und können bei jedem Unternehmen und betrachtetem Objekt anders ausfallen.2

Zur Berechnung der einzelnen Klassen gibt es eine 5-Schritt-Methode. Voraussetzung dafür ist allerdings eine Darstellung der Daten in Tabellenform, wie es in Abbildung 1 gezeigt wird. 

Im ersten Schritt wird der Gesamtwert der einzelnen Produkte ermittelt. Dazu muss der Preis mit der Menge der Artikel multipliziert werden. Diese Werte sollten dann in einer neuen Spalte mit der Überschrift „Gesamt“ eingetragen werden.

Im zweiten Schritt kann dann anhand der neuen Spalte „Gesamt“ die Tabelle neu sortiert werden. Dabei sollte das wertmäßig teuerste Produkt oben stehen und das wertmäßig günstigste Produkt ganz zum Schluss.

Bei dem dritten Schritt werden dann in einer wieder neuen Spalte mit dem Namen “Prozent“  die prozentualen Anteile am Gesamtwert errechnet.

Der nächste Schritt kumuliert diese prozentualen Anteile in einer neuen Spalte, die dann „Prozent kumuliert“ genannt wird.

Im letzten Schritt können dann alle Teile die in den Bereich unter 80% fallen als A-Teile markiert werden, alle Teile die zwischen 80% und 95% liegen als B-Teile und alle Teile ab 5% als C-Teile markiert werden. Diese Grenzen sind aber wie oben erläutert frei wählbar.

Im Beispiel von oben sieht die Tabelle dann so aus:

Das Ergebnis lässt sich ebenfalls gut als Lorenzkurve darstellen

Anhand dieser Berechnungen können nun verschiedene Strategien für die Produktgruppen ermittelt werden. Beispielsweise ist es ratsam den Lagerbestand von A-Artikeln gering zu halten, da sie viel Kapital binden. Der Lagerbestand von C-Artikeln dagegen kann, sofern die Kapazitäten dies zulassen, ohne Bedenken großzügig gehalten werden, da sie so gut wie kein Kapital binden.

Weiter könnte man bei den A-Artikeln versuchen die Beschaffungskosten zum Beispiel durch verbesserte Verträge oder neue Lieferanten zu verringern. Dies lohnt sich sehr, denn bei einer Kosteneinsparung in der Beschaffung von beispielsweise 10% bei den A-Artikeln wirkt sich das bei einer Klassengrenze von 80% mit 8% auf das Gesamteinkaufsvolumen aus. Dies wäre bei einem Gesamteinkaufsvolumen von 1 Million Euro eine Einsparung um 80.000€. Zum Vergleich: Bei einer Klassengrenze von 5% bei C-Artikeln wäre eine Einsparung um 10% lediglich um 0,5% im Gesamteinkaufsvolumen bemerkbar. Bei einem Gesamteinkaufsvolumen von 1 Million Euro wären das nur 5.000€, die eingespart würden.

Für die C-Artikel wäre es sinnvoller bei der Bearbeitung, wie Bestellung oder Warenannahme so viel Zeit wie möglich einzusparen. Dazu könnten beispielsweise selbst bestellende Lagersysteme genutzt werden.3

3. XYZ-Analyse

Bei der XYZ-Analyse geht es nicht um den wertmäßigen Unterschied zwischen den Produkten, sondern um das Bestell- bzw. Verbrauchsverhalten. Es wird geprüft ob ein Produkt konstant, saisonal oder unregelmäßig bestellt wird. Durch diese Einteilung wird die XYZ-Analyse auch oft als RSU-Analyse bezeichnet (R = regelmäßig, S = saisonal, U = unregelmäßig).

Auch hier gibt es eine 5-Schritt-Methode die mit einer Standardausgangstabelle beginnt.

Der erste Schritt beschreibt die Beschaffung der Verbrauchsdaten. Es werden zur Durchführung die Vergangenheitswerte, üblicherweise von einem Jahr, verwendet um das Bestellverhalten zu bewerten. Die Daten können aus dem Einkauf in Form von Bestellungen oder aus dem Lager in Form von Verbräuchen stammen. Diese werden nun in tabellarischer Form dargestellt.

Im zweiten Schritt wird aus den Verbrauchsdaten der einzelnen Monate das arithmetische Mittel gebildet. Das arithmetische Mittel wird später in der Tabelle mit „A. Mittel“ abgekürzt.

Im dritten Schritt werden Standardabweichung und Variationskoeffizient berechnet. Zuerst wird die Standardabweichung errechnet, indem man die unten stehende Formel anwendet. Die berechneten Werte werden in einer neuen Spalte erfasst. Die Standardabweichung gibt an, wie stark die Werte der berechneten Zeile um den Mittelwert schwanken und wird in der Tabelle mit S abgekürzt.

Der Variationskoeffizient lässt sich anschließend errechnen, indem die Standardabweichung durch das arithmetische Mittel dividiert wird. Er gibt an, wie stark die Werte der Zeile prozentual um den Mittelwert schwanken und wird in der Tabelle mit VK abgekürzt.

Im vierten Schritt wird die entstandene Tabelle wieder sortiert. Die Sortierung erfolgt aufsteigend nach ihrem Variationskoeffizienten.

Der fünfte und letzte Schritt klassifiziert die Teile in X-, Y- und Z-Artikel. Dabei sind die Standardklassengrenzen für die X-Artikel bis zu einem Variationskoeffizienten von 15%, für die Y-Artikel bis zu 50% und für die Z-Artikel über 50%.

Die Tabelle vom obigen Beispiel sieht dann so aus:

Auch diese Tabelle lässt sich dann sehr einfach in eine Kurve verwandeln.

Da die X-Artikel einen sehr regelmäßigen Bestellrhythmus haben, ist zu prüfen ob Rahmenverträge mit den Lieferanten eingegangen werden kann, um so einen niedrigeren Einkaufspreis erzielen zu können. Die Sicherheitsbestände können auf ein Minimum zurückgefahren werden während gleichzeitig möglicherweise sogar eine bestandslose Bereitstellung, wie zum Beispiel eine Just-in-Time-Lieferung oder eine Just-in-Sequence-Lieferung eigeführt wird. Allerdings sollten auf die Sicherheitsbestände bei Z-Artikeln nicht verzichtet werden, da auch die Lieferanten „überrascht“ sein könnten und so die lückenlose Produktion in Gefahr wäre.4

4. ABC-/XYZ- Analyse

Die ABC-Analyse und die XYZ-Analyse lassen sich sehr gut miteinander kombinieren um noch bessere und effektivere Handlungsstrategien entwickeln zu können. Dabei wird dann nicht nur auf ein Kriterium geachtet, sondern eine zweite Dimension eingeführt werden, in der auf ein zweites Kriterium eingegangen werden kann.

Zur Durchführung der ABC-/XYZ-Analyse müssen zuerst die beiden einzelnen Methoden abgeschlossen werden. Anschließend kann daraus eine 9-Felder-Matrix erstellt werden, die genau darlegt welche Produkte (Materialien, Kunden, …) sowohl A-Artikel als auch X-Artikel sind. Diese sind am kostenintensivsten und gleichzeitig am einfachsten zu beschaffen.5

In der folgenden Abbildung wird eine mögliche Ergebnismatrix einer ABC/XYZ-Analyse aufgezeigt

Durch die verschiedenen Klasseneinteilungen werden wie oben gezeigt, neun verschiedene Ergebnisse aufgezeigt. Für jedes Ergebnis gibt es dabei eine ganz spezielle Handlungsempfehlung, die jeder selbst wählen kann. Die vorgestellten Handlungsempfehlungen sind lediglich Standard-Strategien, die auf Basis von Erfahrungswerten entstanden sind.

Die A/X-Artikel sind definitiv die wichtigsten Einkaufsartikel für ein Unternehmen. Sie haben sowohl den höchsten Wertanteil, als auch die regelmäßigste Verbrauchsmenge. Bei diesen Artikeln kann also eine Menge Geld gespart werden.

Es empfiehlt sich eine Just-in-Time-Lieferung oder etwas Vergleichbares mit dem Lieferanten zu vereinbaren, da durch die regelmäßige Bestellhäufigkeit keine großen Sicherheitsbestände im Lager benötigt werden. Das wirkt sich in doppelter Weise aus. Einmal hat man mehr Platz im Lager für Produkte die unregelmäßiger bestellt bzw. verbraucht werden und auf der anderen Seite wird weniger Kapital im Lager gehalten, da die AX-Artikel einen hohen Wertanteil haben.

Bei den C/X-Artikeln sollte eine verbrauchsgesteuerte Bestellung erfolgen. Das bedeutet, es wird nur das nachbestellt, was auch verbraucht wurde, um so den optimalen Bestand halten zu können. Diese Produkte sind leicht zu beschaffen, allerdings nicht viel Wert.

Die A/Z-Artikel sind zwar viel Wert, allerdings schwer zu beschaffen bzw. in nur sehr sporadischen Abständen. Daher sollte eine bedarfsgesteuerte Beschaffung gewählt werden. Diese Beschaffungsart besagt, dass nur dann bestellt wird, wenn auch Material benötigt wird. So kann auch hier das Lager entlastet werden.

Bei den C/Z-Artikeln ist sowohl die Beschaffung sehr schwierig, da sie fast nie gebraucht werden, als auch ihr Wert sehr gering. Langfristig sollte man daher überlegen, ob durch Standardisierung oder Umbau der Produktion einige C/Z-Artikel weggelassen werden könnten um den Bestand dieser zu minimieren.6

In der folgenden Abbildung werden diese Handlungsempfehlungen noch einmal verdeutlicht.

5. Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die ABC-/XYZ-Analyse sehr gut zur Klassifizierung größerer Datenmengen geeignet ist. Sie lässt sich einfach berechnen und dennoch können sehr viele Informationen aus ihr herausgelesen und Strategien von ihr abgeleitet werden. Es kann sehr leicht geschaut werden, bei welchen Produkten es sich lohnt mit dem Lieferanten zu verhandeln oder bei welchen Gütern man den Lagerbestand senken könnte.

Es sollte bei den hier vorgestellten Handlungsempfehlungen und Strategien allerdings stets darauf geachtet werden, dass sie nur Empfehlungen sind und keine Pflicht. Jedes Unternehmen sollte selbst Strategien aus den Ergebnissen entwickeln, die zum Unternehmen und zu den geprüften Objekten passen. Dabei können sich die Strategien schnell ändern wenn man anstatt Einkaufsartikeln beispielsweise Kunden mit der ABC-/XYZ-Analyse prüft.

Fußnoten

  • [1] Vgl. Stollenwerk, A. (2012), S.95
  • [2] Vgl. Schulte, G. (2001), S.61
  • [3] Vgl. Stollenwerk, A. (2012), S.93
  • [4] Vgl. Stollenwerk, A. (2012), S.97-100
  • [5] Vgl. Colsman, B. (2013), S.66-67
  • [6] Vgl. Kühnapfel, J. B. (2013), S.253-256

Abbildungsverzeichnis

  • Abbildung 1: Ausgangstabelle zur Erstellung einer ABC-Analyse
  • Abbildung 2: Ergebnistabelle der ABC-Analyse
  • Abbildung 3: Darstellung der ABC-Analyse als Lorenzkurve
  • Abbildung 4: Ausgangstabelle zur Erstellung einer XYZ-Analyse
  • Abbildung 5: Formel zur Errechnung des Arithmetischen Mittels
  • Abbildung 6: Formel zur Errechnung der Standardabweichung
  • Abbildung 7: Formel zur Errechnung des Variationskoeffizienten
  • Abbildung 8: Ergebnistabelle der XYZ-Analyse
  • Abbildung 9: Kurvenverlauf einer XYZ-Analyse
  • Abbildung 10: Ergebnismatrix einer ABC/XYZ-Analyse
  • Abbildung 11: Handlungsempfehlungen einer ABC/XYZ-Analyse

Quellenverzeichnis

  • Colsman, B. (2013). Nachhaltigkeitscontrolling. Wiesbaden: Springer Gabler.
  • Kühnapfel, J. B. (2013). Vertriebscontrolling. Wiesbaden: Springer Gabler.
  • Schawel, C. F. (2014). Top 100 Management Tools. Wiesbaden: Springer Fachmedien.
  • Schulte, P. D. (2001). Material- und Logistikmanagement, 2. Auflage . München: Oldenbourg.
  • Stollenwerk, A. (2012). Wertschöpfungsmanagement im Einkauf. Wiesbaden: Gabler.

Verfasserin: Dana Paul